フリーランス必見！見積書の作り方と4つの注意点を徹底解説します

フリーランスにとって重要な見積書。

見積書を上手く活用できるかどうかで、クライアントからの信用度が大きく変わってきます。

とはいえ、見積書の作り方はいまいちわからないですよね。

そこで、今回はフリーランスが作成すべき見積書について

をご紹介します。

この記事を読めば、クライアントに信頼される見積書の書き方がわかります。

ぜひ、見積書を作るときの参考にしてくださいね。

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フリーランスが見積書を作成する3つのメリット

見積書は絶対作らないといけないものではありません。

法律的に発行しなくても全く問題ないのです。

しかし、実際には多くのフリーランスが見積書を積極的に発行しています。

その理由はシンプルで作ることにメリットがあるからです。

そこで、まずはフリーランスが見積書を作成する3つのメリットをご紹介していきます。

クライアントとの認識を揃えられる

まず、見積書にはクライアントとの認識を揃えられるというメリットがあります。

フリーランスが取引をするうえで怖いのは、クライアントとの認識が揃っておらず、あとからトラブルになってしまうことですよね。

言った言わなかったの水掛け論になると精神的に疲れますし、最悪の場合、取引自体がなくなってしまいます。

しかし、見積書を作って「取引内容」や「金額」の認識を揃えてしまえば、トラブルが起こる可能性をかぎりなく低くできます。

自分の身を守るために見積書はとても重要なのです。

取引があったことを証明できる

見積書は取引をおこなったことの証明になります。

例えば、仕事をしたにもかかわらず報酬が未払いだった場合、見積書があればこちらの正当性を主張できます。

また、確定申告のときにも取引があったことの証明として役立ちます。

ただし、見積書はあくまで「取引される金額を見積もるもの」なので、正確な取引内容ではありません。

取引があったことを証明する場合は「請求書」や「納品書」を見せる必要があるので、それらと一緒に保存しておきましょう。

※見積書は一定期間保存することが求められています。青色申告、白色申告にかかわらず発行してから5年間は保存しておくようにしましょう。

クライアントの信頼を得られる

見積書の作成にはクライアントの信頼を得られるというメリットもあります。

先ほどもお伝えしたように見積書は絶対に作らないといけないものではありません。

見積書を作らないフリーランスも一定数います。

そのため、見積書を作ることで他のフリーランスと差別化できるのです。

クライアントがどのフリーランスにしようか迷っているときに見積書を送ることで、信頼を得ることができますよ。

フリーランスが見積書を作るべき3つのタイミング

見積書を作るのが大切なのはわかるけれど、どのタイミングで作ればいいかわからないという方もいると思います。

結論をお伝えすると、見積書を作るタイミングは次の3つです。

3つのパターンを把握して、そのときの状況に合わせて見積書を作りましょう。

クライアントから見積書を求められたとき

まずはクライアントから見積書を求められたときです。

クライアントはどの業者に仕事を依頼するか迷った場合、見積書を出してもらい、その内容で誰に仕事を依頼するかを決めます。

そのため、クライアントから見積書を求められたときには、すぐに提出する必要があるのです。

見積書を出さないと受注を逃してしまう可能性があるので必ず作成しましょう。

手際よく見積書を作ればクライアントからも「仕事のできる人」だと思ってもらえます。

取引で発注内容が決まったとき

発注内容が決まったときに見積書を作ることもあります。

発注が決まったタイミングで見積書を作るメリットは認識をしっかり揃えられること。

発注内容を細かくすり合わせておくことで、受注後のトラブルを防げます。

また、クライアントからより詳しい業務内容を聞けるので、仕事を進めやすくなるというメリットもあります。

クライアントに発注を決断してほしいとき

クライアントに発注を決断してほしいときにも見積書を送ります。

仕事を依頼するか迷っている、取引を忘れているというクライアントはよくいます。

そこで、フリーランス側から見積書を送るのです。

見積書を出せばクライアントに依頼するかどうかの決断をさせたり、取引を思い出せたりできますよ。

少し強引な方法に見えますが、それくらいでクライアントから嫌われることはないので積極的に働きかけましょう！

フリーランスが見積書を用意する方法

次に見積書を用意する方法を解説していきます。

見積書には「この書類でなければいけない」といった決まりはありません。

記載事項さえ守っていればどんな方法で作成しても大丈夫です。

具体的に見積書を用意する方法は次の3つ。

この3つのうちからどれか選んで見積書を用意しましょう。

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フリーランス必見！見積書の書くべき10の項目

見積書が用意できたら、実際に項目を埋めていきましょう。

ただし、見積書を書くときにはいくつかポイントがあります。

ここからは見積書に書く内容と、それぞれのポイントをご紹介していくので、ぜひ参考にしてくださいね。

宛名｜ケース別で書き方が違うので注意が必要

まずは誰向けなのかわかるように宛名を書きましょう。

だいたいはクライアントの企業名や担当者名を書くことになります。

宛名は誰に向けて書くかによって少しずつ書く内容が違います。ケース別にご紹介するので、参考にしてくださいね。

企業に向けて書く場合

◯◯株式会社　御中

個人に向けて書く場合

◯田◯夫　様

企業＋個人に書く場合

株式会社◯◯　◯田◯夫　様様

企業名はわかるけれど個人名わからない場合

株式会社◯◯　◯◯ご担当者様

個人名に肩書きを入れる場合

株式会社◯◯　部長　◯◯様

基本的には企業に向けて書く場合は「御中」を、個人に向けて書く場合は「様」を使います。

ただし、両方合わせて書く場合は「御中」がなくなるので注意しましょう。

発行者情報｜捺印はしておくのがベター

見積書には発行者情報も書いておきましょう。

発行者情報には「住所」「氏名」「屋号（あれば）」「電話番号」「メールアドレス」が必要です。

また、捺印（ハンコ）を押してくのがおすすめです。

捺印がなくても法律上問題ありませんが、あとから捺印を求められる場合があるので先に押しておきましょう。

個人名の場合は「認印」、「屋号」の場合は「角印」で捺印するのがマナーです。

発行日｜年月日の横に「発行日」と書くのが親切

見積書には発行日もしっかり書いておきましょう。

見積書には有効期限があり、「発行日から◯◯ヶ月」という書き方をするからです。

発行日を書くときには「年月日」の横に「発行日」と添えておくとわかりやすく親切ですよ。

見積金額の総額｜少し大きめに書く

一番大切だといっても過言ではない見積金額は間違えないように丁寧に書きましょう。

「0」が多くなってわかりにくくなりがちなので、少し大きめの文字で書くのがおすすめです。

「10,000円」のように3桁ごとに「,」をつけるのを忘れないようにしてくださいね。

金額の内訳｜必要に応じて税区分を書いておく

見積金額の総額とは別に金額の内訳も書いておきましょう。

内訳に書く内容は「商品名」「数量」「単価」「商品ごとの金額」です。

また、必要に応じて「課税」か「非課税」かも書いておきましょう。

納期｜余裕を持って書くようにする

見積書の項目には納期も必須です。

納期を決めていないと、クライアントから不当に「納期に間に合っていない」と言われても反論できません。

それで報酬額を減らされてしまってはもったいないので、打ち合わせのときにしっかり納期を確認して、見積書に書きましょう。

納入方法｜必ずクライアントに確認する

こちらがどんな形式で納入するかも先に決めておきましょう。

WEBライターでいえば、Office365の「Word」で出すのか、Googleドキュメントで出すのかということですね。

細かいところですが、クライアントによって扱いやすいデータ形式と、扱いにくいデータ形式があるので先に確認してから見積書に書くようにしましょう。

支払い方法｜基本は銀行振り込み

納品したときにどう報酬を支払うかということです。

たいていの場合は銀行振込と書いておけば問題ありません。

有効期限｜クライアントに発注を促す

見積書には有効期限を書いておきましょう。

有効期限を書いておくことによって、クライアントの発注を促せるからです。

有効期限は「3月4日まで」と明確な日付を決めるか、「1ヶ月間」など発行からいつまでが有効期限かを書きましょう。

ナンバー｜つけておくと管理が楽なる

見積書には管理するためのナンバーもつけておきましょう。

なくても構いませんが、見積書を管理しやすくなりますし、万が一見積書が必要になってくるときにナンバーをつけておくと、見つけやすいですよ。

フリーランスが見積書を作るときの注意点4つ

見積書を作るときには注意すべきことがあります。

注意点を把握しておかないと、自分に不利な条件で働かなけばいけなくなったり、クライアントからの信用を失ったりしてしまいます。

細かいところですが、見積書の書き方1つで時給が変化することもあるので、必ず把握しておきましょう。

自分の業務範囲をしっかり書いておく

見積書を作るときには自分の業務範囲をはっきり書いておきましょう。

仕事をするなかで、クライアントから「これも追加でやってほしいです」と言われることはよくあるからです。

自分の業務範囲が決まっていない場合、サービスで追加業務をすることになります。

一度、サービスで追加業務をしてしまうと、クライアントから無料で働いてくれる人だと思われてどんどん仕事を追加されてしまいます。

時間だけが奪われていくことになるので、必ず自分の業務範囲を書くようにしましょう。

納期は少し余裕を持って決める

見積書の時点では納期に少し余裕を持って伝えるようにしましょう。

確かに納期を短く設定すると、クライアントが喜んでくれる側面はあります。

しかし、万が一間に合わなかった場合、信頼を失ってしまい次の仕事をもらえなくなってしまいます。

そうなってしまっては元も子もないので、納期は余裕をもって設定しておく必要があるのです。

見積書の提出期限を先に伝えておく

見積書をいつ提出するかをクライアントに伝えておくことも大切です。

丁寧に見積書を作るのはとても大切なこと。

しかし、それによってクライアントを待たせすぎてしまうと、仕事の機会を失ってしまう恐れがあります。

そうならないように、最初に「いつまでに見積書を提出するか」を伝えておきましょう。

このときも提出日をギリギリにしないことが大切です。少し余裕を持って期日を設定しましょう。

値下げを簡単にしない

見積りを決めるときには、値下げを簡単にしないのが大切です。

一度、値下げをするとその値段が定価になってしまい、次からもその値段で仕事を依頼されてしまいます。

クライアントから「低単価でも働くフリーランス」と認識されてしまうと、単価も上がりにくいです。

さらに、一部のクライアントで値下げをしているという話が広まると、他のクライアントの仕事も低単価で受けなければいけなくなってしまいます。

そうなると収入が上がらないので、値下げは簡単にしないようにしましょう。

まとめ

今回はフリーランスが仕事を取るうえでとても大切な見積書について詳しく解説してきました。

見積書を提出することによって

というメリットがあることを理解していただけたと思います。

また、見積書に書く項目や作るときの注意点もご紹介しました。

見積書はクライアントの信頼を得たり、自分の利益を守ったりするのにとても重要なものです。

1つのミスで仕事を逃したり、信頼を失ったりするものなので、細かいところに注意して丁寧に作るようにしましょう。

この記事を参考にして正しい見積書を作ってもらえれば、とても嬉しいです。