仕事でミスが減る？作業ミスを減らせるチェックリストの作り方とは？

「また前と同じミスをしてしまった」
「いつもやっている作業なのにうっかり見落としてしまった」

人間が作業をする以上、仕事にミスはつきものです。

ですが、できればミスをなくしたいですよね。

企業などではミスを防止するために、注意事項の掲示、ダブルチェック、指差し呼称などいろいろな対策をしています。

ミスをゼロにすることはできなくても、ミスを減らしたり防止することはできるはず。

そのために役に立つのがチェックリストです。

チェックリストは、作業の抜けや漏れがないか、正しい手順を踏んでいるかなどを確認するのにとても役に立ちます。

この記事では、ミスを減らせるチェックリストの作り方や、チェックリストを効果的に使うポイントなどをご紹介します。

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本当にミスを減らせるチェックリストの作り方

主なミスの要因には、チェックの抜け・漏れ、認識不足、思い込みなどがあります。

これらの要因を踏まえつつ、本当にミスを減らすにはどのようなチェックリストを作成すれば良いのでしょうか。

チェックリストの目的を決める

まず最初に、チェックリストの目的を決めます。

抜け・漏れのチェックなのか、進捗状況の確認なのか、それとも正しい作業手順を守るのか。

目的が曖昧だとチェック項目が定まらなくなるので、何のためにチェックするのか目的を明確にします。

作業順に項目を考える

次にチェックリストの項目を考えます。

まずは時系列に沿って、どんな作業をしているか書き出してみましょう。

作業の内容、やり方、かかる時間などを確認していきます。

また、実際にその仕事を担当している人たちに話を聞いて、重要項目は何か、チェックした方がいい項目はどれかなどを決めていきます。

チェックリストの形態を決める

項目を考えたら、次はチェックリストの形態を決めます。

チェックリストにもいろいろな形があって、WordやExcelを使うのか、紙のフォームを使うのかなど、いくつかの選択肢があるのです。

今では、アニーなどのクラウド型のチェックリストツールもあり、WEB上で作成や管理ができるものもあります。

チェックリストを使用する人たちが使いやすい形態を選ぶことも重要なのです。

参考：アニー

チェックリストを作成する

次はいよいよチェックリストを作成します。

時系列の順に考えた項目をリストに記載していきましょう。

また、全体を把握しやすいように、作業内容をカテゴリー別に分類します。

準備、作業、確認など、カテゴリー分けすることによって、どの段階の何の作業をしているのかわかりやすくなるのです。

項目欄ができたら、あとはチェック欄を作ります。

必要があれば備考欄などのメモができるスペースを追加してもOKです。

実際に使ってみて修正する

チェックリストができたら、実際に使う人たちに見せて意見を出してもらいます。

フィードバックをもらって、変更した方が良いところは修正するのです。

一通り修正が終わったら、今度は実際にチェックリストを使って作業をしてみましょう。

リストの通りに作業が進められるか確認して、不具合があれば修正します。

そのあと、本格的にチェックリストの使用を開始します。

チェックリストを効果的に使う6つのポイント

せっかくチェックリストを作っても、効果がなければ意味がありません。

この項では、チェックリストを効果的に使うためにはどのような点にきをつければいいのか、ポイントを見ていきます。

使う目的を理解する

なぜチェックリストを使うのか、その目的を理解しておくことはとても重要です。

なぜなら、チェックリストを使用する人たち全員が目的を理解していれば、何となく惰性でチェックをしていくということが無くなるからです。

チェックリストの必要性がわかれば、チェック作業に意味を見出せるので、積極的に確認作業に取り組む姿勢が生まれます。

チェックの判断基準を明確にする

チェックに欠かせないのは判断基準です。

チェック項目をクリアしているかどうかを判断するには、明確な基準が必要です。

例えば、ルールを決める、選択肢を作る、数字で表記するなど、チェックした人によって結果がバラバラにならないように、わかりやすい基準を決めます。

文章を簡潔にする

文章は簡潔にしましょう。

短くて要点がわかる文章であれば、意味の取り違えなどを防ぐことができます。

長い文章だと、何が言いたいのかわからなかったり、認識のズレが生じたりするので、チェックリストで使用する文章はできるだけ簡潔にして、誰が見てもわかりやすい内容にすることが重要です。

色分けを効果的にする

パッと見てわかりやすいように色分けをするのも効果的です。

項目名の欄や、カテゴリー別に違う色を使用すると、どこに何が記載されているのか一目でわかります。

強調したい文字に色をつけるのもいいでしょう。

定期的に項目内容を見直す

チェックリストの項目は定期的に内容を見直すことが大切です。

仕事の手順や内容は変更になることがあり、チェックリストもずっと同じものを使い続けていると、実際の現場で行われている内容と合わなくなってくることがあります。

また、実際にチェックリストを使っていくうちに、わかりづらい点に気づいたり、もっと良い方法を思いついたりすることもあるので、定期的に見直して、より良い内容に改善するようにしましょう。

チェックリストの管理者を設ける

チェックリストについては管理者を決めた方が良いでしょう。

複数の人が使用するので、確実にチェックが実施されているか、人によってチェックの判断にバラつきがないかなどを確認することも必要です。

全体を把握して管理する人がいた方が、問題点がわかったり改善ができたりするので、チェックリストをより効果的に活用することができます。

チェックリストにおすすめのツール4選

紙を使ったチェックリストもありますが、今では便利なツールがいろいろあります。

普段、仕事で使っているものから新しく開発されたものまで、チェックリストとして使えるおすすめのツールをご紹介します。

エクセル（スプレッドシート）

エクセルは、Windowsのパソコンには基本ツールとして最初から入っているため、使用できる人が多いです。

表計算用のツールで、マス目が入っているので加工がしやすく、表やリストを作成するのに適しています。

また、エクセルには元々テンプレートがあり、チェックリストのテンプレートもあるので、こちらを活用しても良いでしょう。

クラウドのように他の人と情報を共有するのは難しいですが、社内システムで共有のクラウドなどがあれば、そこにチェックリストのフォームを保存してデータを共有することは可能です。

Googleのスプレッドシートなら、リアルタイムでデータを共有することも可能です。

ワード（Googleドキュメント）

ワードもWindowsのパソコンに入っている文書作成ツールです。

エクセルのようにマス目はありませんが、文章を箇条書きにして末尾にチェックボックスを追加したり、表を挿入するやり方でリストを作成することができます。

また、ワードにもエクセルと同じくテンプレートがあります。

ワード版もチェックリストのテンプレートがあり、基本的なデザインも施されていてすぐ使用できるようになっています。

目的に合わせてテンプレートを加工してチェックリストを作成するのもおすすめです。

Trello

チームでスケジュールや情報の共有、タスク管理などができるツールです。

Trelloのタスク管理では、複数人でタスクのチェックリストを共有できます。

オンラインツールなので、誰がどこまで仕事が進んでいるのかリアルタイムで状況を確認でき、お互いにメールや電話で連絡を取り合わなくても把握できます。

パソコンだけでなく携帯など他のデバイスでも確認が可能なので便利です。

参考：Trello

Jooto

Jootoはタスクやプロジェクトを管理するツールです。

かんばん方式で、進行中のタスクやプロジェクトが掲示板に貼られるような感じで画面に表示され、ドラック＆ドロップで簡単に移動できます。

同じチームのメンバー同士ではチャット形式でやり取りをすることができます。

GoogleカレンダーやSlack、Chatworkと連携することも可能です。

参考：Jooto

ミス防止だけじゃない！チェックリストを使うメリット

チェックリストは、ミスを防止するために使用される場合が多いですが、他にもメリットがあります。

仕事の効率が上がる

チェックリストを使用すると、何を確認すればいいのかが一目瞭然なので、確認事項で迷うことがなく、チェックをスムーズに進めることができます。

また、ミスを減らす効果もあるので、その分トラブルになるケースも減り、対応に追われる時間などを減少させることにもつながります。

チェックリストを使うことで、結果的に作業が順調に進み、時間の短縮にもなり、仕事の効率が上がるのです。

情報が共有できる

チェックリストを使うと、使用者同士で情報を共有することができます。

認識不足や思い込みは、しばしばミスの要因になりますが、同じチェックリストを使うことで共通の認識を持ちやすくなり、思い込みによる勘違いにも気づきやすくなります。

情報が共有できて、思い込みなどの認識のズレを防げるのもチェックリストのメリットです。

チェックの証拠が残せる

何人かでいっしょに仕事をする場合、誰が、いつ、何を、どこまでやったのか明確にしておくことは重要です。

そして、その情報がいつでも誰でも簡単に確認できる状態になっていれば、もし作業をした本人がその場にいなくても、他の人がその作業内容や進捗状況を知ることができます。

チェックリストを使えば、確認作業や進捗状況の証拠が残せるので、チームで仕事をする場合の情報共有にも役立ちます。

まとめ

チェックリストというと、見落としがないように必要な項目が記載されているイメージがありますが、この記事を通して、チェックリストは単に抜け・漏れのチェックだけを見ているのではなく、他にもメリットがあります。

情報を共有したり、共通の認識を持つことで思い込みを防止できたり、チェック項目を確認したという証拠にもなります。

また、ミスを減らす効果もあり、結果的に仕事の効率が上がるというメリットもあります。

効果的に活用するポイントをおさえて、チェックリストを有効に使いましょう！