フリーランスは帳簿をどうつける？基礎知識や注意点を初心者向けに解説

フリーランスが避けて通れないもの、確定申告。

そんな確定申告をするために必要なのが帳簿づけです。

とはいえ、これからフリーランスになる人からすると

「そもそも帳簿って何？」
「どうつければいいの？」

という感じですよね。

そこで、今回は帳簿のつけ方を初心者向けにわかりやすく解説していきます。

この記事を読めば、帳簿の基礎知識や書き方がわかるので、ぜひ参考にしていただければと思います。

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確定申告に利用する帳簿とは？

帳簿とは「仕訳書」「総勘定元帳簿」「預金出納帳」などの台帳をまとめた言葉です。

役割は事業に関わるお金を記録しておくこと。

年に一度ある確定申告で書類に正しい記載をするために作ります。

帳簿がない場合、何にいくらお金を使ったかわからなくなり記載漏れがおきます。

すると、経費が少なくなってしまい、節税できる額が減ってしまうので帳簿は必ず作るべきなのです。

また、帳簿には作成後数年間保存しなければいけないという法律があります。

帳簿の作成期間についてはあとから詳しくお伝えしますね。

帳簿がないことがバレた場合、追加の税金を取られることがあるので、必ず作成して保存しておきましょう。

フリーランスが帳簿から決算書を作る流れ

先ほどもお伝えしたように帳簿は確定申告に必要なので、まずは帳簿から決算書を作る流れを押さえましょう。

流れが次のようになります。

フリーランス知っておくべき帳簿の種類

先ほど帳簿は事業で使ったお金を記録しておくための台帳をまとめたものだとお話ししました。

では実際に帳簿のなかにはどんな台帳があるのかを解説していきますね。

帳簿は大きく2つの種類に分かれるので、それぞれどんなものがあるかをご紹介していきます。

主要簿

帳簿には主要簿と呼ばれるものがあります。

主要簿は事業で発生する取引を書くもので、お金の動きを全体像で捉えられます。

具体的な台帳として次の2つがあります。

仕訳書

日々の取引で発生するお金を記録していくための台帳で、書く内容は以下の4つです。

大切なのは「借方」と「貸方」をしっかり書くことです。

「借方」は資産を書くもので、「借方」は負債や純資産を書くもの。

「貸方」にはお金の使い道を書いて、「借方」にはお金の調達方法を書くと考えるとわかりやすいですよ。

勘定科目…取引のジャンルを表したもの。例えば銀行に預けているお金なら「預金」、自動車なら「車両運搬具」というように個別の資産や負債を分類わけされています。

総勘定元帳

総勘定元帳は勘定科目だけをまとめて記録した台帳です。

仕訳書には4つの内容が書かれているので、そこから勘定科目の増減だけを見るのは少し大変です。

しかし、総勘定元帳を作成すれば、どの勘定科目がどれだけ増減しているか、どれだけ残っているかをすぐに確認できます。

実際に総勘定元帳を書くときには、仕訳書に書かれているものをそのまま転記しましょう。

補助簿

帳簿には主要簿とは別に補助簿と呼ばれるものもあります。

補助簿は収支の詳しい内容を記録するもので、代表例を挙げると次のようになります。

これから詳しく解説していきますが、全てを記載しなければいけないわけではありません。

フリーランスとして活動していくなかで、必要なときに必要なものを作成しましょう。

現金出納帳

現金の支出を記録するための台帳です。

いつどのくらいの残高があって、どのタイミングで使ったかを記録するためのものです。

何にお金を使ったかを証明するのにとても重要です。

預金出納帳

預金出納帳は預金の支出を記録する台帳です。

口座にいくら残高があって、そこから「何に」「いくらのお金を」使ったか書くものです。

現金出納帳と書くことは変わらないので、現金出納帳を参考にして書いていけば大丈夫です！

売上帳

売上帳はその名の通り売上を記録するものです。

「いつ」「何を」「どこに」「どれくらい」売ったかを書きます。

何で売上を上げているかはとても大切なことですが、主要簿ではそれがわからないので、しっかり売上帳に記録しておく必要があるのです。

仕入帳

売上帳とは反対に仕入したものと使ったお金を記録するのが仕入帳です。

「仕入先」「仕入個数」「単価」「合計金額」を書きます。

無駄な出費を減らしたり、利益を計算したりするときに使うので、しっかり記録しておきましょう。

支払手形記入帳

支払手形（簡単にいうと借金）を記録するための台帳です。

支払手形の決済を忘れてしまうと、取引先からの信用を失ってしまうので、1つ1つ丁寧に書く必要があります。

売掛金元帳

売掛金とはこちらが何かしらを売った場合に、あとから支払われる代金です。

わかりやすいところでいうと、クレジットカードの利用がそれにあたります。

売掛金元帳が記録されていないと、代金を回収し損ねることがあるのでしっかり記載する必要があります。

売掛金元帳は取引先ごとに作るのが基本です。

買掛金元帳

買掛金元帳は売掛金元帳の反対で、こちらが何かしら買ったときに、あとから支払うことになっている代金を記録するためのものです。

手形と同じように支払わないと取引先からの信用が落ちてしまいます。

忘れないようにしっかり買掛金を記録してくださいね。

固定資産台帳

固定資産の減価償却がどうなっているかを記録するものです。

いつ固定資産を購入して、現在どれくらいの減価償却が進んでいるかを書きます。

減価償却の期間が長いと、現在の固定資産がどれだけ価値があるのかわからなくなってしまうリスクがあるので、しっかり記録する必要があります。

フリーランスが知っておきたい帳簿の基礎知識

帳簿を書くときに知っておきたい基礎知識をご紹介します。

知識を把握しておかないと間違った記録の仕方をしてしまい、最初からやり直しになってしまうことも。

そうなってしまっては本当にもったいないので、今のうちに把握しておきましょう。

発生主義と現金主義の違い

まず、知っておくべきなのは「発生主義」と「現金主義」の違いです。

言葉自体は難しく聞こえますが、それほど難しいものではありません。

取引が発生するタイミングに2つの考え方あるというだけです。

発生主義

発生主義は売上や費用が確定した瞬間に取引が生まれたとする考え方です。

より具体的にいうと、相手にお金を請求したり、されたりした瞬間に取引が生まれます。

5月21日に請求した場合、5月23日に振り込まれたとしても計上すべき日は5月21日になります。

現金主義

現金主義は実際にお金の出入りがあったときに取引が発生したとする考え方です。

口座に入金された瞬間に取引が生まれたことになります。

5月21日に請求書を発行しても、入金が5月23日であれば計上すべき日は5月23日です。

現在では、発生主義で計上することがほとんどです。

ただし、現金主義で取引をしている人もいるので、念のため覚えておきましょう。

簡易簿記と複式簿記の違い

帳簿については「簡易簿記」と「複式簿記」の違いを知っておくことも大切です。

これも難しく聞こえるだけで、内容はシンプル。

帳簿の書き方が少し違うだけです。

どちらの書き方で帳簿するかによって、節税できる金額が変わってくるのでしっかり覚えましょう。

簡易簿記

簡易簿記は取引の内容とその収支だけを記録する帳簿方法です。

より簡単にいうと「何を買ったか」と「いくら払ったか」だけを書きます。

160円のコーヒーを買ったとしたら「コーヒー」と「160円」と記載します。

複式簿記

複式簿記は簡易簿記に書く内容に加えて、「何で支払ったか」を書きます。

コーヒーを現金で買った場合は「コーヒー」「160円」「現金」を記載する必要があります。

簡易簿記に比べて面倒ですが、自分の資産や負債の増減を証明することが可能です。

複式簿記を作成しておくことで、青色申告に必要になる「損益計算表」や「貸借対照表」を作れるようになります。

フリーランス必見！申告別の帳簿方法と書類の保存期間

フリーランスが帳簿づけをするのは、確定申告の準備をするときに役立つからです。

実は青色申告をするか、白色申告をするかによって帳簿方法や書類の保存期間が変わってきます。

確定申告をするときには必須の知識になってくるので、ぜひ把握しておいてくださいね。

白色申告をする場合

まずは白色申告について解説していきます。

白色申告とはスタンダードな申告方法で、青色申告申請書を提出していない個人事業主はもれなく白色申告をすることになります。

白色申告の帳簿方法と書類の保存期間は次のようになります。

帳簿方法

簡易（単式）簿記

必要書類と保存期間

白色申告をするときには、簡易簿記で帳簿を作成します。

先ほどもお伝えしたように簡易簿記はただ収支や経費を記録すればいいだけなので、白色申告は手続きが簡単です。

青色申告をする場合

白色申告とは違い、青色申告申請書を提出することでできるようになるのが青色申告です。

最大65万円の控除など、青色申告にはさまざまな特典があるので、ほとんどのフリーランスは青色申告をしています。

青色申告の帳簿方法と保存期間は次のようになります。

帳簿方法

控除額を10万円の場合…簡易（単式）簿記

控除額を65万円にする場合…複式簿記

必要書類と保存期間

青色申告は控除額をいくらにするかによって、帳簿方法が変わってきます。

10万円以下であれば、簡易簿記でも問題ありませんが、控除額を65万円にする場合は複式簿記で記帳する必要があります。

▼青色申告について詳しく知りたい方はこちらの記事がおすすめ！

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フリーランスが帳簿づけをするときのポイント

帳簿づけをするときにはいくつかポイントがあります。

ポイントを知っておくことで、帳簿づけのミスが減るのでしっかり押さえておきましょう。

口座をしっかり確認する

まず、帳簿づけをするときには口座をしっかり確認しておきましょう。

電子決済やクレジットカード決済の場合、どの口座からお金の出入りがあるかが大切になってくるからです。

どんな流れでお金が動いているかを確認して、帳簿をつけるようにしましょう。

ちなみに、口座やクレジットカードと会計ソフトを結びつけている場合はそのようなことをする必要はありません。

決算日を確認する

帳簿づけをするときには、取引の決算日をしっかりと確認しておきましょう。

特に確認しておくべきなのが、クレジットカードの決算日。簡単にいうと、何かしらを購入した日です。

先ほどもお伝えしたように基本、帳簿は発生主義なので、取引が生まれた決算日で計上する必要があるのです。

口座からお金が引き落とされた日付で計上してはいけないので注意しましょう！

勘定科目には一貫性を持たせる

帳簿づけをするときに面倒なのが1つ1つに勘定科目をつけていくことです。

勘定科目は「取引したものがどんなジャンルのものなのか」を表すものなのですが、帳簿づけをやったことがないと、何をどの科目にすればいいかわからないですよね。

基本は調べれば、どんなものが何に分類されるかはわかるのですが、なかには人によって勘定科目が違って困るものあります。

そのときは自分で勘定科目を決めましょう。

そして、一度その取引の勘定科目を決めたら、その後も似たような取引内容には同じ勘定科目を使うようにしましょう。

フリーランスが帳簿付けを効率化する4つのコツ

帳簿づけは大切な作業ですが、その反面ものすごく面倒なのも事実。

それに時間を取られすぎて、本業の時間が短くなってはもったいないですよね。

そこで、ここからはフリーランスが帳簿づけを効率化するポイントをご紹介していきます。

口座をプライベートと事業で分ける

帳簿づけを効率化するために、プライベート用の口座と事業の口座を分けましょう。

プライベート用と事業用の口座が同じになっていると、何にお金を使ったか確認するときに混乱してしまいます。

逆にプライベートと事業を完璧に分けることができれば、一目で事業に使ったお金を確認できます。

フリーランスは開業届を出せば、事業用の口座を作れるようになるのでぜひ試してみてくださいね。

領収書やレシートは綺麗に保管しておく

領収書やレシートを綺麗に保管しておくのはとても大切です。

特に数週間分、数ヶ月分をまとめて帳簿に登録する人は、領収書やレシートをまとめておかないと、それを探すことから始まるのでものすごく時間がかかります。

また、領収書やレシートのまとめ方にもポイントがあります。

できるだけ日付がわかるようにまとめておくようにしましょう。

日付順にまとめるのはもちろんのこと、1週間単位、1ヶ月単位で封筒に入れておくと帳簿づけのときもすぐに取り出せますよ。

帳簿は頻繁につけるようにする

帳簿づけはなるべく頻繁にするのがおすすめです。

帳簿づけの大きな目的は確定申告の書類を作ることなので、毎年3月15日までに間に合えばいいのですが、あまりに溜めすぎると領収書やレシートの紛失につながるからです。

また、たくさんの領収書を一気に記載していくのは、気持ち的にも大きな負担になってしまいます。

どこかのタイミングでやらなければいけないことなので、できる限りこまめにつけておきましょう。

はじめのうちは毎日帳簿をつけておくのがおすすめです。

帳簿づけに慣れてきたら1週間ごと、1月ごとのようにスパンを長くしていきましょう。

帳簿付けはパソコンでする

帳簿づけは紙でもパソコンでもできますが、おすすめなのがパソコンでやることです。

単純にペンを持って書くよりもタイピングの方が早く文章を書けるというのもありますし、最近では帳簿づけのソフトがあって、自動で複雑な処理をしてくれるというのもあります。

帳簿づけのソフトを導入するのは少しお金がかかりますが、帳簿づけが早く終わった分、仕事ができると考えるとお得ですよ！

まとめ

今回はフリーランスになるうえで無視できない帳簿の書き方をご紹介してきました。

たくさんのことをお伝えしてきたので、特に重要なことを以下にまとめますね。

帳簿づけのソフトを利用すれば、帳簿自体はそれほど難しくありません。

しかし、ルールをしっかり知っていなかったり、理解していないと間違った記帳をしてしまいます。

この記事でお伝えしたことをしっかり守って帳簿づけをすれば、間違った記帳をすることを防げるので、実際に帳簿するときもぜひ参考にしてくださいね。

また、帳簿づけを効率的にやる方法もお伝えしました。

帳簿づけにかかる時間を少しでも短くして、自由に使える時間を増やしましょう！

この記事が少しでもあなたの役に立てば嬉しいです。