フリーランス必見!領収書の発行・受け取り・保管について解説!

フリーランス必見!領収書の発行・受け取り・保管について解説!

フリーランスにとって領収書が大切だとはわかるけれど、「どう発行すればいいの…」「受け取り方とか保管方法がわからない…」という方も多いのではないでしょうか?

今回はそんな悩みを解決するため、領収書について「発行するとき」「受け取るとき」「保管するとき」に分けて、フリーランスが知っておくべき領収書の取り扱い方を解説していきます。

この記事を読めば領収書に関する知識をしっかり覚えられ、クライアントから信用されたり、トラブルから身を守ったりできるので、ぜひ参考にしてくださいね。

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この記事の内容

フリーランスが領収書を発行すべき理由

領収書を発行する理由は、民法に『弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる。』という一文があるからです。

難しい言葉が使われているので、何を言っているかわからない方もいるかもしれませんが、意味自体はものすごく単純で「買い手は売り手に領収書を請求できる」ということです。

例えばクライアントがお金を出してフリーランスに仕事を依頼した場合、フリーランスは自分の労働力を渡す代わりに報酬を受け取れます。

このときにクライアントから「領収書ください」と言われた場合、フリーランスはそれに従わなければいけないのです。

ただし、この決まりは任意なのでクライアントが「領収書は大丈夫です」と言った場合には、発行する必要はありません。

領収書に書くべき5項目とそれぞれのポイント

では、ここから領収書の発行方法を解説していきますね。

領収書に書くべき項目は次の5つ。

  • 発行日時
  • あて名
  • 金額
  • お金を受け取った理由
  • 発行者の住所と名前

それぞれ書くときのポイントがあるので、詳しくお伝えしていきますね。

発行した日付

まずは発行した日付を書きましょう。

日付は軽視されがちですが、領収書においてはとても大切なもの

日付が間違っていると経費として換算される月・年がずれてしまいます。

自分の経費であればまだよいのですが、クライアントの経費でそのミスをすると信用を失ってしまうので、絶対に間違えないようにしましょう。

また、決算の関係で領収書の発行日を調整したいというクライアントもいます。

発行後に言われて二度手間にならないよう、あらかじめ確認しておきましょう。

あて名

あて名は「会社名」と「担当者名」を書きます。

経理上はなくても問題ありませんが、領収書が改ざんされたときに身の潔白を証明するものになりますし、無記入はクライアントに失礼なのであて名は書いておきましょう。

あて名を書くときの注意点は次の2つ。

  • 「上様」という言葉を使わない

「上様」とは顧客に対して敬意を表した言葉です。手紙で書くのは良いのですが、領収書に書いてしまうと誰あてなのかわからなくなります。

  • (株)という表記を使わない

「株式会社」を省略した「(株)」は領収書に書かないようにしましょう。経理上は問題ないのですが、略語はマナーとして良くないのでクライアントの信用を失うリスクがあります。

金額

領収書で最も大切な金額は、改ざんされないような書き方をしましょう。

改ざんされたときにまず疑われるのは領収書を発行する人だからです。

改ざんされないようにするポイントは次の3つ。

  • 「円」ではなく「¥」を使うようにする
  • 金額の終わりに「-」を書くようにする
  • 3桁で「,」をつけるようにする

例えば1万円の支払いがあった場合、正しい表記は「¥10,000-」となります。

「1万円」「10000円」と書かないようにしましょう。

但し書き(お金を受け取った理由)

領収書には但し書きといってお金を受け取った理由を書く欄があります。

フリーランスであれば、自分がやった業務を書くのが一般的です。

例えば、デザイナーであれば「ホームページ作成料として」、動画クリエイターであれば「動画作成料として」と書きましょう。

また、複数の業務をおこなった場合は、最も単価の高い業務を書いて、その横に「+他」と書くのが正しいです。

「複数案件」といった曖昧な書き方をしてしまうと、経費として認められないリスクがあるので気をつけてくださいね。

発行者の情報

発行者の情報についても正しく書くようにしましょう。

具体的に書くべき項目は以下の通りです。

  • 発行者名(必須)
  • 発行者住所(必須)
  • 電話番号(必須)
  • 会社名
  • 店舗名

会社名と店舗名がない場合は無理に書く必要はありません。

住居用の物件と事務所用の物件を2つ持っている場合は、個人情報を守るために事務所用の物件を書くのがおすすめです

領収書を発行するときの4つのポイント

領収書の各項目とそれぞれのポイントをお伝えしてきましたが、その他に領収書を発行するときには注意すべきことがあります。

細かいところですが、知らずに損をしないよう、しっかり把握しておいてくださいね。

捺印はしておくと安全

法律上は領収書に捺印が無くても問題ありません。

しかし、領収書の改ざんを怪しまれるリスクがありますし、クライアントのなかには「捺印をしないのは失礼だ」と考えるところもあります。

捺印をしなかっただけで印象が悪くなるのはもったいないので、できるだけ捺印をするようにしましょう。

5万円以上の取引は収入印紙が必要

5万円以上の取引には収入印紙と呼ばれる切手のようなものが必要です。

貼らなかった場合、その3倍のお金を支払うことになってしまいます。

ただただもったいないので、必ず貼るようにしましょう。

次の表に取引額ごとの収入印紙額をまとめておくのでぜひ参考にしてくださいね。

取引額収入印紙額
5万円〜100万円以下200円
100万円〜200万円以下400円
200万円〜300万円以下600円
300万円〜500万円以下1000円
500万円〜1000万円以下2000円

再発行はやらなくてもよい

領収書の再発行はやらなくても問題ありません

再発行は「二重計上」という経理ミスの原因になるうえに、収入印紙をもう一度買わなければいけなくなるからです。

ただ、フリーランスのなかには「クライアントから依頼されたら断れなさそう…」という方もいると思います。

そのような方は契約を結ぶ段階で領収書の再発行はしないと断っておくか、領収書に「再発行はいたしません」と書いておきましょう。

領収書に誤りがあることに気づいた場合は再発行する

クライアントからの再発行依頼を受ける必要はありませんが、自分が発行したものに誤りがある場合は、すぐに再発行をしましょう

間違っているところ以外は、1回目と同じで大丈夫ですし、「発行日」を変える必要もありません。

誤りのある領収書はすぐに破棄するのではなく、間違っていることがわかるように保存しておきましょう。

フリーランスが領収書を受け取り、保管すべき理由

領収書を受け取り、保管するのは正しい申告をしたり、確定申告の正しさを証明したりするためです。

フリーランスは1年に1度、今年支払った経費を洗い出すタイミングがあります。

仕事の道具にかけたお金、事務所の家賃、打ち合わせをしたカフェの代金など、さまざまな経費を漏れなく申告しなければいけないので、何にいくら使ったかわかるように領収書が必要になってくるのです。

税務署に領収書を提出するわけではないので、領収書がないといけないということもありませんが、税務署から経費について聞かれたときに、領収書がないと経費を水増ししていると疑われてしまいます。

また、領収書は青色申告の場合は7年、白色申告の場合は5年保管しなければならないという法律があります。

領収書が適切に保管されていないのがわかると、追加で税金を取られてしまうので普段から丁寧にまとめるようにしましょう。

フリーランスが領収書をもらうときに注意すべき4つのこと

領収書を発行するときだけではなく、領収書をもらうときにも注意すべきことがあります。

なんとなく領収書をもらってしまい、確定申告のときに後悔しないよう、今のうちに大切なことを把握しておきましょう。

経費だと考えられるものはすべて領収書をもらう

フリーランスの経費には「家事按分」と呼ばれるものがあります。

「家事按分」とはプライベートと事業両方で使ったもののうち、事業で使った割合を出すことです。

ただ、どこまで事業でどこまでプライベートかは難しく、税理士に相談しなければいけない場合もあります。

そのときに領収書がないと税理士も判断できないので、経費になるかもしれないと感じる場合は領収書をもらうようにしておきましょう。

開業前も領収書をもらっておく

あまり知られていませんが、実は開業届を出す前に支払ったものは「開業費」として、経費になることがあります。

チラシやWEB広告などといった「広告宣伝費」、水道・電気・ガスといった「水道光熱費」、セミナー代や会場までの交通費を経費にできます。

開業費は5年にわけて経費にしていくのが基本ですが、1年でまとめて経費にすることもできます。

節税の観点では1年にまとめたほうがお得です。

必ずあて名を書いてもらうようにする

自分が発行者のときにしっかりあて名を書くように、領収書を受け取るときにはしっかりあて名を書いてもらうようにしましょう。

あて名は税務署の調査が入ったときに自分を守るもの。

あて名があることで自分が支払ったことを証明できます。

逆にあて名がなかったり、間違っていたりすると疑われてしまいますし、最悪の場合、証拠として認めてもらえないリスクがあります。

法律上はなくてもよいのですが、あて名がなかったことでトラブルが生まれる場合もあるので、書いてもらうようにしましょう。

領収書をもらえないときは出金伝票を用いる

「交通費」「葬式の代金」「割り勘した代金」「自動販売機で使った代金」は領収書をもらえません。

そんなときに使えるのが出金伝票と呼ばれるものです。

出金伝票があれば、領収書をもらえないものも経費にできます。

作るのも簡単で、文房具屋で出金伝票を購入し「日付」「支払先」「金額」「内容」を記入するだけ。

近くの文房具屋に出金伝票がない場合はExcelでも作れますよ。

ただ、便利だからといってむやみやたらに使ってはいけません。

先ほどお伝えしたもの以外に使っても経費として認められないことが多いですし、あまりに多いと経費を水増ししていると思われます。

領収書の保管について知っておくべき2つのこと

最後に領収書を保管するときに知っておくべきことをお伝えします。

領収書を失くしてしまうと、追加で税金を支払わなければならないので、保管についてもしっかりポイントを押さえておいてくださいね。

発行した控えもしっかり保管しておく

領収書の保管というと、受け取った場合のイメージが強いですが、領収書を発行したときに出る控えも保管する必要があります。

領収書の控えを保管しておけば自分が正しく領収書を発行していることが証明できます。

保管するときは冊子から外さないようにしましょう。

外してしまうと証拠として認めてもらえない可能性があるからです。

月・年ごとにまとめておくのがおすすめ

受け取った領収書は月・年ごとにまとめておくのがおすすめです。

まずは、月ごとに領収書をまとめて封筒かファイルに入れましょう。

それができたら次は月ごとの封筒・ファイルをさらにまとめて年単位で整理します。

細かい作業ですが、これをしておくだけで領収書の紛失を防げますし、帳簿付けも楽になります。

もし、紙で保管しておくのが不安だという方は、領収書をスキャンしてデータにしましょう。

データでも十分証拠として認めてもらえますよ。

クレジットカードで支払う場合は領収書は不要

クレジットカードで支払いをするときは領収書を受け取る必要はありません。

クレジットカードの領収書は支払いを証明する力が弱いからです。

そもそもクレジットカードは「支払いますよ」と約束するだけのもの。

実際に支払いが完了しているわけではないので、わざわざ領収書を貰う必要がないのです。

クレジットカードの支払いを証明するのであればレシートで十分なので、レシートを受け取ってしっかり保管しておきましょう。

まとめ

今回はフリーランスを始めるにあたって疑問を持つことが多い領収書について「発行すること」「受け取ること」「保管すること」に分けて解説してきました。

お伝えしたことをまとめると以下のようになります。

<発行するときのポイント>

  • 捺印はしておくと安全である
  • 5万円以上の取引は収入印紙が必要になる
  • 再発行は受けなくてもよい
  • 発行後に誤りに気づいた場合は再発行する

<受け取るときのポイント>

  • 経費だと考えられるものはすべて領収書をもらう
  • 開業のために使ったことの領収書ももらっておく
  • 必ずあて名を書いてもらうようにする
  • 領収書をもらえないときは出金伝票を用いる

<保管するポイント>

  • 発行した控えもしっかり保管しておく
  • 月・年ごとにまとめておく

領収書の扱いは細かいところも多く、面倒ですよね。

ただ、発行の仕方を間違ってしまうとクライアントの信用を失ってしまいますし、正しく保管しないと税務署から改ざんを疑われてしまいます。

その結果、収入が減ったり、追加でお金を支払わなければいけなくなったりすると、とてももったいないので今日お伝えしたことに注意して、丁寧に領収書を発行・受け取り・保管してくださいね。

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