フリーランスが経費にできるもの11選!家賃やパソコン代は経費になる?

フリーランスが経費にできるもの11選!家賃やパソコン代は経費になる?

フリーランスになったら、経費の計算や確定申告などの経理関係のことは全て自分でおこなわなければいけません。

数字が苦手な方にとってはすごく憂鬱な作業なのではないでしょうか。

しかもフリーランス初心者は、わからないことだらけですよね。

「フリーランスってどこまで経費にできるの?」
「領収書ってどうやって管理すればいいの?」

このように気になることもたくさんあると思います。

はじめての経費計上は難しそうと思われがちですが、しっかり理解すれば何も難しいことはありません!

心配しなくて大丈夫ですよ。

今回は、フリーランスが経費にできるものや経費を計上する際に必要な書類、領収書の保存期間について詳しく解説していきます。

特にフリーランス1年目の方はわからないことだらけだと思うので、ぜひこの記事を読んで経費について理解してスムーズに経費計上を終わらせちゃいましょう!

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この記事の内容

そもそも経費ってなに?

そもそも「経費」とは何でしょうか?

経費とは、事業を運営するうえで発生した費用のことです。

例えばWEBデザイナーがデザインを作成するために購入した参考書や有料のデザインソフト、クライアントと直接打ち合わせする際に発生した交通費や飲食費などは全て経費になります。

ただ「経費の基準って何?」と思う方も多いと思います。これについて解説していきますね。

経費になる基準は「事業に関係しているかどうか」

経費を計上したら節税できるから、たくさん経費に計上させよう!そう思っている方も多いと思います。もちろんその考えは正しいのですが、注意も必要です。

それは、使ったお金が全て経費になるというわけではないということ。

経費になるかならないかの判断には基準があります。

その基準とは「使ったお金が事業に関係しているかどうか」です。そのため、事業に関係していない、プライベートで使ったものは経費に計上してはいけません。

とはいえ、「事業でもプライベートでも使っているものはどうしたらいいの…?」

そう思う方も多いはず。

例えばパソコン。

WEBライターとして仕事でも使っているけど、普段ネットショッピングをする際も同じパソコンを使っている、そんなこともあるかと思います。

パソコンに限らず、事業とプライベートが混ざっているものの場合はどうしたらよいのでしょうか?

その場合は「家事按分(かじあんぶん)」という方法で計上します。

「家事按分」とは

家事按分とは、プライベートの支出と事業の支出の両方を兼ね備える支出について、事業分のみを費用計上することをいいます。

先ほど説明したパソコンの他にも

  • 自宅で仕事をしている場合の家賃や水道光熱費
  • プライベートでも使う場合のガソリン代や保険料

このようなものも家事按分をします。

家事按分するためには按分比率が必要になりますが、費目によって割合が定められているわけではありません。

そのため、それぞれのフリーランスが基準を自分で決められるのです。

しかし、だからといって適当に決めてよいわけではありません。

その費用全体のうち何%が売上に貢献したか、客観的に判断したときに明確な根拠が提示できるようにしておきましょう。

例えば、賃貸マンションの家賃が月あたり20万円で賃貸面積が60平方メートルの場合の、家事按分の計算方法の例を見てみましょう。

<例①使用面積で家事按分した際の計算方法>
仕事場として使用している面積が15平方メートルの場合

仕事場の面積の割合=15平方メートル÷60平方メートル=25%(事業用の按分割合)
家賃20万円×0.25=5万円

つまり、家賃20万円を25%で按分した5万円が、事業用の地代家賃として認められる可能性があります。

<例②勤務時間で家事按分した際の計算方法>
1ヵ月(30日)のうち、業務時間が1日9時間で10日間業務をする場合

業務使用の割合=(業務時間9時間×10日=90時間)÷(24時間×30日=720時間)=12.5%(事業用の按分割合)
家賃20万円×0.125=2万5,000円

つまり、家賃20万円を12.5%で按分した2万5,000円が、事業用の地代家賃として認められる可能性があります。

フリーランスが経費を計上するメリット

ここまでお伝えしたように、経費の計上はかなり面倒なものです。

しかし、それでも多くのフリーランスが経費にこだわるのは、それ以上のメリットがあるから。

ここからはフリーランスが経費を計上するメリットを2つご紹介していくので、ぜひ確認しておいてくださいね。

節税ができる

多くのフリーランスが経費を計上するのは節税ができるからです。

フリーランスになったら自分で所得を計算して納税する必要があります。

これを「確定申告」というのですが、この確定申告をする際に経費が非常に重要になってくるのです。

確定申告のときはその年の1月1日〜12月31日の総収入を計算し、そこから必要な経費と控除を差し引いて所得を計算します。

その所得によって納税する金額が決まるのです。

そのため、所得を減らすことで納税する金額が軽減できる可能性があります。

所得に対してかかる所得税の税率は次のとおりです。

課税される所得金額税率控除額
1,000円~1,949,000円5%0円
1,950,000円~3,299,000円10%97,500円
3,300,000円~6,949,000円20%427,500円
6,950,000円~8,999,000円23%636,000円
9,000,000円~17,999,000円33%1,536,000円
18,000,000円~39,999,000円40%2,796,000円
40,000,000円 以上45%4,796,000円

参考:国税庁

例えば「課税される所得金額」が7,000,000円、「経費」が100,000円の場合には、求める所得税は次のようになります。

7,000,000(円)×0.23-(636,000+100,000)=874,000円

所得税は累進課税制度のため、所得が増えれば増えるほど税率が上がり納税額も増えやすくなります。

そのため、経費を適切に計上して節税することがとても大切です。

ちなみに住民税は標準税率という制度があるため、基本的にはどの市町村であっても課税される金額は変わりません。

ただし一部例外な地域もあるため、各市町村の税務署に確認するのがおすすめです。

還付金を受け取れる

還付金を受け取れるようになるのも経費を計上するメリットです。

還付金は簡単にいうと「税金の支払いすぎたという理由で、納税者に返ってくるお金」です。

クライアントのなかには、事前に所得税を抜いた分のお金を報酬として渡すところがあります。

これ自体は源泉徴収といって何の問題もない行為なのですが、実はこのときに支払う税金よりも多く支払っている場合があるのです。

そこで、使われるのが還付金制度。

フリーランスが確定申告をすることで明らかになる正しい税金額のように、支払すぎた分のお金を返してくれるのです。

経費を使って支払うべき税金額を減らしておけば、支払いすぎた場合の税金額との差額が大きくなるので、その分還付金も多く受け取れます。

フリーランスが経費にできるもの11選!

経費を計上すれば節税できることはわかったけど、じゃあどこまで経費にしていいの…?そんなことを思っている方も多いのではないでしょうか。

ここからはフリーランスが経費にできるものを紹介していくので、ぜひ参考にしてくださいね。

地代家賃

地代家賃とは、事務所や倉庫、事業のための駐車場における費用のことです。

管理費や共益費、20万円未満の更新料と礼金を含むことができます。

もし自宅を事務所としている場合は、家事按分しなければいけません。

按分の割合は、仕事部屋の面積の割合で算出するなどの方法があります。

経費になる例・・・店舗・事務所の家賃や礼金、駐車場代 など
経費にならない例・・・敷金、保証金(償却分は経費になる)

水道光熱費

水道光熱費とは、水道や電気、ガスの費用のことです。

事務所と自宅が完全に分かれている場合は、事務所で使用した費用を全額経費として計上できます。

しかし、自宅を事務所としている場合は事業で使用している割合を家事按分して計上しなければいけません。

按分の割合は費用によって異なりますが、例えば電気代の場合は自宅にあるコンセントの数のうち、仕事部屋で使っている数の割合で算出するなどの方法があります。

ここで気を付けてほしいのが、事業によってはガスや水道代が認められないかもしれないということ。

あくまで事業で必要かどうかが重要であり、事業で使っていない場合は認められないので注意してくださいね。

経費になる例・・・事務所などで使う水道代、ガス代、電気代、灯油代
経費にならない例・・・自宅兼事務所の場合のプライベートでの利用にあたる光熱費や水道代

旅費交通費

旅費交通費とは、事業で必要な電車やバス、タクシーでの移動費用のことです。

例えば、クライアントと直接打ち合わせをしに行く場合や、記事を書くため直接取材しに行く場合に使う費用ですね。

その他にも駐車料金や有料道路料金、出張手当や宿泊費も経費として計上できます。

ちなみにガソリン代は旅費交通費でも計上できますが、別途燃料費や車両費として計上することも可能です。

経費になる例・・・事業で移動する場合の交通費、事業での宿泊費やコインパーキング代
経費にならない例・・・駐車違反の反則金、出張先での個人的な観光費用

通信費

事業で使用するWi-Fi代や電話代、切手代やはがき、商品以外の配送料が通信費に含まれます。

スマートフォンなどのプライベートでも使用している場合の費用は、全額経費ではなく家事按分する必要があるので注意してください。

経費になる例・・・事業で使う切手やハガキ代、固定電話や携帯電話料金、Wi-Fi代
経費にならない例・・・・事業とプライベート兼用の携帯電話使用料のうち、プライベートでの使用分

広告宣伝費

広告宣伝費とは、名刺作成の費用やチラシ作成の費用、新聞やテレビなどにおける宣伝のための費用のことです。

経費になる例・・・WEBや雑誌などの広告掲載料、チラシやポスター、カタログなどの印刷費用

接待交際費

接待交際費には、クライアントとの飲食やお中元・お歳暮の費用、慶弔見舞金などが含まれます。

しかし、事業とは関係のない親族への慶弔見舞金などは含むことができません。

接待交際費は税務調査で指摘されやすい科目です。

経費として計上できる範囲を超えていないかどうか、しっかり確認しておくようにしましょう。

また、もし税務調査で指摘されても大丈夫なように証拠を提示できるように領収書はしっかり保管しておくようにしておいてください。

経費になる例・・・売上に結び付くクライアントとの飲食代や贈答品代、慶弔費
経費にならない例・・・プライベートで会ったクライアントとの飲食代、個人的に参加したゴルフコンペ代

消耗品費

消耗品費とは、短期間に消耗する少額の物品の購入費用のことです。

例えば事業で使用する文房具や家具、パソコンなどが挙げられます。

しかし消耗品費に該当するのは、購入費用が10万円以下を下回る場合のみなので要注意。

10万円を超える場合は「備品」となり、消耗品費では計上できないことを覚えておいてください。

経費になる例・・・文房具、伝票、名刺、作業用デスク、10万円未満のパソコンなど
経費にならない例・・・プライベートでも使用できる服や靴、私的な書籍代

減価償却費

建物や自動車、機械など、購入費用が高額な備品は決められた一定の年数にわたって毎年経費を計上する必要があります。

減価償却費とは、備品の償却残高がある場合に用いられる勘定科目です。

先ほど消耗品費の例としてパソコンを挙げましたが、10万円を超える場合には減価償却費として計上することが一般的です。

経費になる例・・・建物、車、コピー機、オフィス家具、機械(法定耐用年数に従って一部を経費計上する)

損害保険料

事業用として使用している建物の火災保険料、自働車の自動車保険料などが損害保険料に含まれます。

事業とプライベートの両方に関わる保険は家事按分できますが。

完全にプライベート用の場合は経費として計上できません。

また、フリーランスの生命保険料や傷害保険料、地震保険料は経費として計上できないので要注意。

ただ、一部を生命保険料控除として所得から差し引くことはできます。

経費になる例・・・事務所の火災保険料、事業で使う車の自動車保険料、自賠責保険料
経費にならない例・・・事業主自身の生命保険料、国民年金保険料、国民健康保険料(ただし控除が受けられる)

租税公課

租税公課とは、基本的に税金の支払いにあてた支出のことをいいます。

経費として計上できるものは、消費税および地方消費税、個人事業税の他、固定資産税、印紙税、不動産取得税、登録印紙税などが含まれます。

また、事業で使用する自動車における税金、自動車税、自動車重量税、自動車取得税も経費計上が可能です。

ただ、事業でもプライベートでも同じ自動車を使用している場合は、家事按分をしてください。

さらに税金ではありませんが、事業で商工会議所や同業者組合に会費や組合費を支払っている場合は、租税公課として計上できます。

申告・納税が遅れた際に発生する延滞税や加算税、事業主個人の相続税や贈与税、交通違反の罰金は租税公課の対象にはならないため注意しましょう。

経費になる例・・・個人事業税、事業利用資産の固定資産税、自動車税、登録免許税、印紙税
経費にならない例・・・所得税、住民税、法律違反による加算金や罰金

雑費

雑費は、他の経費に該当しない場合に使用されます。

経費になる例・・・事業に関わる引越し代や書籍代、クリーニング代、年会費、銀行の振込手数料

フリーランス必見!ぶっちゃけ、これって経費にできる?

フリーランスとして働いていると「これ経費にしていいのかな?」と疑問に感じる瞬間もあると思います。

特に好きなことを仕事にしている人は「どこまでが仕事で、どこまでがプライベートなのか」わからなくなることもあるのではないでしょうか。

そこで、ここからは「これ経費になるの?」という疑問が多いものについて解説していきます。

開業する前に使ったお金

まず、解説していくのが開業する前に使用したお金。

「開業するためのお金って事業に使ってるけど、経費にしても大丈夫かな?」と不安に思っている方も多いはずです。

結論をお伝えすると、開業する前に使ったお金は「開業費」として経費に計上して大丈夫です。

具体的には次のようなものが開業費になります。

開業費になるもの
  • 通信費
  • 取引先のお土産
  • パソコン等の機材
  • 打合せのための費用
  • 開業するために借りたお金の利子
  • 開業するために行ったセミナーの費用

勉強するために行ったセミナーのお金も経費にできるので、参加したセミナーの領収書を探してみましょう。

ただし、なかには開業する前に使ったお金だけれど、開業費にはならないものがあるので注意してくださいね。

開業費にならないもの理由
10万円以上のもの開業費ではなく固定資産として扱われるから
仕入れのために使ったお金開業費ではなく売上原価として扱われるから

ご祝儀やお香典で使ったお金

ご祝儀やお香典で使ったお金も経費として計上するか迷うところですよね。

これらは誰へのものなのかによって経費にできるかが変わってきます。

ご祝儀やお香典を経費にできる人とできない人の分け方は次のようになります。

経費にできる人経費にできない人
・従業員
・取引先
・クライアント
・家族
・友人
・知人

基本は仕事に関係のある人のご祝儀やお香典は経費として扱います。

相場は3万円〜5万円。多くても10万円に抑えておくのがおすすめです。

友人兼クライアントはかなりグレーゾーンですが、仕事上での取引があれば経費にすることはできます。

ヘアサロンなどで使ったお金

ヘアサロンなどの美容で使ったお金に関しては、職業によっては経費になります。

例えば、モデルをしていたり、司会をしていたりする人であれば、自分のビジュアルがそのまま仕事の成果につながるので美容系の費用も経費として計上できる可能性があります。

ただし、経費として計上するときには「撮影のためにヘアスタイルを整えた」としっかり証明する必要があるので気をつけましょう。

鍼灸代やエステ代になってくると、経費になるかはさらにシビアなものになります。

個人でいくものが経費になることはなく、効果を見せるための撮影であれば経費として計上できる可能性があります。

従業員やクライアントとの食事で使ったお金

食費が経費にできるかも迷うことが多くありますよね。

社員を労うための食事、ミーティングのための食事など、そのケースはさまざまです。

次に経費になるかどうかを、表でまとめるのでぜひ経費に計上するか迷った場合は参考にしてくださいね。

ケース計上できるかどうか
クライアントとランチミーティング原則経費にすることが可能。ただし高額なものを食べてはいけない。
社員を労う飲み会社員が偏りなく参加できる場合は経費にすることが可能。福利厚生費になる。
喫茶店で仕事をした場合コーヒー代であれば経費にすることが可能。それ以外は不可能。
コンビニ等で食べ物を購入した場合基本は不可能。取引先との会議で食べるものなら可能。
出張しているときの食事代ホテルでの食費だけ旅費交通費として計上可能。それだけは不可能。

フリーランスが経費を計上する際に必要な書類

フリーランスが経費に計上できるものはわかりましたか?続いて、経費を計上するとなったときに必要な書類について解説していきます。

経費を計上する際にはこれから解説する書類はとても重要なものになるので、しっかり覚えておいてくださいね。

経費の計上には証拠書類が必要

経費を計上するには、確定申告の際に経費を項目ごとに決算書に記載して報告しなければいけません。

領収書やレシートを提出しなければいけないと思っている方もいるかもしれませんが、それは不要です。ではなぜ証拠書類が必要なのでしょうか?

実際に領収書やレシートを提出する必要はありませんが、経費が使われていることを裏付けるためにそれらの保管が義務付けられているからです。

税務調査で引っかかった場合はそれらを提示する必要があります。

代表的な証拠書類は、取引先や物品を購入したお店が発行する領収書やレシート。

全てが経費として認められるわけではありませんが、日頃から領収書やレシートは忘れずに受け取り、保管する習慣を身につけておくとよいでしょう。

領収書の保存期間

領収書の保存期間も定められていますが、青色申告と白色申告で保存が必要なものや期間が違います。

それぞれ説明していきますね。

<青色申告の場合>

保存が必要なもの保存期間
帳簿仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など7年
書類決算関係書類損益計算書、貸借対照表、棚卸表など7年
現金預金取引など関係書類領収証、小切手控、預金通帳、借用証など7年(※)
その他の書類取引に関して作成し、または受領した上記以外の書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など)5年

(※)前々年分所得が300万円以下の方は、5年

<白色申告の場合>

保存が必要なもの保存期間
帳簿収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿)7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿)5年
書類決算に関して作成した棚卸表その他の書類5年
業務に関して作成し、または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類

参考:国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

最近は簡単かつスピーディーに領収書を保存する方法として、「スキャナ保存制度」もあります。

スマートフォンやデジタルカメラなどで撮影した電子データで保存することができるので、紙よりも保管が簡単にできるのです。

スキャナ保存制度は、税制改正で2022年から容易になりました。

ただし、利用するにはさまざまな要件があるので、まだまだフリーランスにはハードルが高いのが現状です。

▼詳しくはこちら
国税庁:「電子帳簿保存法が改正されました」

領収書のチェックポイント

続いて、領収書でチェックするべきポイントを紹介します。

領収書には必要な項目が記載されていなければ認められません。

支払先から受け取る領収書に、これから説明する項目が記載されているかどうか確認するようにしましょう。

<領収書の記載項目>

  • 宛名
  • 支払った日付
  • 購入金額
  • 購入したモノやサービスの内容
  • 支払先の名称や住所

電車代や慶弔費、自動販売機の飲料費などの領収書がそもそも発行されない場合や、万が一領収書をなくしてしまった場合は、「出金伝票」を作成して保管しておきましょう。

出金伝票とは「出金」の名前のとおり、企業から現金が出ていく取引を記録するための書類です。

出金伝票の書式に関する法的な決まりや企業会計原則は特にないので、自由に決められます。

ただし、取引実態がわかるように以下の項目を記載しましょう。

  • 支払った日付
  • 支払先
  • 勘定科目
  • 具体的な内容
  • 購入金額

経費が高額な場合は、他の証拠も一緒に保管しておくと税務署からの信用性が上がります。

交通費であれば、ICカードの履歴などを残しておきましょう。

【Q&A】フリーランスの経費に関するよくある質問

最後に、フリーランスの経費に関するよくある質問にお答えしていきます。ぜひ参考にしてくださいね。

経費に上限はあるの?

フリーランスが計上できる経費に上限はありません。

しかし、同業者と比べた時に特定の費用が明らかに高いと税務署に指摘される可能性があるので要注意。

客観的にみて、その経費が事業に必要かどうか、またその金額は適切かどうかしっかり判断しなければいけません。

最初にもお伝えしたとおり経費を計上すると節税につながりますが、節税を目的としてたくさん経費を使ってしまうと単なる浪費になってしまい、結果的に損をしてしまう可能性もあるので気をつけましょう。

経費を不正計上したらどうなるの?

正しく経費計上できず、不正計上になってしまうとペナルティとして罰則を受けることになるので注意してください。

うっかりな勘違いや誤りがあって脱税に該当してしまう場合でも、加算税が科されます。

意図的に売上や経費をごまかして脱税した場合は、より重い罰則が科されます。

さらに悪質な場合は刑事罰として扱われることもあるので要注意。悪気がなくてもペナルティは科されてしまうので、経費を計上する際は慎重に進めるようにしましょう。

領収書がないと経費に計上できないの?

万が一領収書をなくしてしまった、または入手できなかった場合には、出金伝票を作成するほかに、支払いを客観的に証明する書類を用意することで、証拠書類の代わりとして認められ、経費に計上できることがあります。

例えば、クレジットカードを利用した場合のように領収書が入手できないときには、利用伝票が証拠書類となります。

また、ATMで代金を振り込んだ際に発行された振込明細書も、請求書や納品書といっしょに保管しておけば証拠書類となります。

経費の証拠書類として認められるレシート・領収書・出金伝票以外の書類には、主に次のようなものがあります。

<経費の証拠書類として認められる書類例>

  • 納品書
  • クレジットカード利用伝票
  • ATMの振込明細書や通帳の記録
  • インターネット通販の購入確認メールのプリントアウト
  • パーティーや冠婚葬祭の案内状
  • 祝儀袋や不祝儀袋の表書きのコピー

まとめ

この記事ではフリーランスが経費にできるものや経費を計上する際に必要な書類、領収書の保存期間について詳しく解説しました。

フリーランスの方は経費を計上すると節税効果を期待できるので、できるだけ経費を漏れなく計上するようにしましょう。

事業でもプライベートでも使用している費用に関しては、家事按分をして計上するようにしてくださいね。

フリーランスが経費として計上できるものは次のようなものがあります。

  • 地代家賃
  • 水道光熱費
  • 旅費交通費
  • 通信費
  • 広告宣伝費
  • 接待交際費
  • 消耗品費
  • 減価償却費
  • 損害保険料
  • 税公課
  • 雑費

また、計上する際は証拠書類を保管しておく必要があるので、日頃から領収書やレシートは忘れずに受け取り、保管する習慣を身につけておくようにしましょう。

この記事を読んで経費についてしっかり理解して、節税対策をしっかりおこなっていきましょうね。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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