稼ぐフリーランスが知っている5つのスケジュール管理術

メインの業務の他に、営業、事務などたくさんのタスクを抱えるフリーランスに重要なのが、スケジュール管理です。

株式会社Warisの調査でもフリーランスの2人に1人が

「時間やタスクを計画的に管理し、自ら考え自ら動き、様々なタスクを並行させながら着実に完遂できることがフリーランスに必要な能力だ」

だと答えており、フリーランスにはスケジュール管理能力が1番大切だとわかっています。

とはいえ、スケジュールを管理するのは簡単ではありませんし、実際に「どうやったら上手くいくんだ…」と悩んでいる方もいると思います。

そこで、今回はそんな悩みを解決するために、

をご紹介していきます。

この記事を読めばスケジュール管理を上手くできるようになるので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

参考：Waris『活躍フリーランスの幸せ度実態調査』

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フリーランスがスケジュール管理をしないとどうなるの？

スケジュール管理のコツをお伝えする前に、「なぜスケジュール管理が大切なのか」をもう一度確認しておきましょう。

ここでは、スケジュール管理をしていない場合によく起きる弊害を3つ紹介していきます。

納期に遅れてしまう

スケジュール管理をしない弊害として、納期に遅れてしまうことがあります。

フリーランスにとって「納期」は絶対守らないといけない鉄の掟。納期に遅れるとクライアントからの信用を失い、仕事をもらえなくなります。

しかし、スケジュール管理をしていないと、うっかり納期を忘れていたということが当たり前のように起きます。

うっかりしていたで、仕事を失うのは本当にもったいないですよね。だからこそ、スケジュール管理をこまめにする必要があるのです。

仕事量を増やしすぎてしまう

スケジュール管理をしないと、自分が「どれだけ仕事を持っていて、それをいつまでに終らせないといけないのか」わからなくなります。

その結果、起こるのが仕事を取りすぎてしまうこと。どう考えても不可能な仕事量を抱えることになるのです。

休日を返上したり、徹夜をしたりしてなんとか終わらすこともできますが、それを続けるといつか体調を崩してしまいます。

無理せず継続的に稼いでいくにはスケジュール管理が必須なのです。

モチベーションが下がる

フリーランスはいくつもの案件を同時に進めることが多いです。

また、メインの業務以外にも営業、事務、経理といったことをする必要があるのでとにかくタスクがたくさん生まれます。

そのため、スケジュールを立てていないと「終わりが見えない…」といった状態になり、モチベーションが下がるのです。

フリーランスがスケジュール管理をするときの5つのポイント

先ほどもお伝えしたように、スケジュール管理をしないと多くの弊害が生まれてしまいます。

とはいえ、いくつもの案件を抱えていると、スケジュールを管理するのは難しいですよね。

そこで、ここからはフリーランスがスケジュール管理をするときのポイントをご紹介していきます。

規則正しい生活を心がける

まず規則正しい生活を心がけましょう。

生活リズムが乱れていると、スケジュールが立てにくくなるからです。まずは、

をザックリでいいので、決めてしまいましょう。

生活スタイルを決めてからスケジュールを立てることで、メリハリを持って仕事ができるようになりますよ。

タスクを洗い出して優先順位をつける

スケジュールを組むときには「タスクを洗い出すこと」と「優先順位をつけること」がとても大切です。

まずは自分がどれだけタスクを持っているかを確認しましょう。

そして、タスクが洗い出せたら、それに優先順位をつけていきます。

ビジネスでよく使われるのは「重要度」と「緊急度」を考える方法。タスクを次のように分けて、上から実行していくのです。

優先順位をつけておくと、スケジュールを組むときに「どれからやろうか」と迷うことがなくなりますよ。

余裕のあるスケジュールを立てる

フリーランスは余裕のあるスケジュールを立てるのが大切です。

納期当日に成果物を提出しようとすると、思うように作業が進まない場合や体調を崩してしまった場合に納期を割ってしまう恐れがあります。

また、納期ギリギリに仕事をする場合、焦りからミスも多くなります。

納期を割ったり、ミスが多かったりするとクライアントからの信用を失うので、納期の2. 3日前に成果物を出せるように予定を組みましょう。

1日のスケジュールを細かく決めておく

効率よく仕事をするには1日のスケジュールを決めておくのが大切です。

1日のスケジュールを組んでおくと、作業と作業の合間に「次は何しようかな」と考えることがなくなりますし、生活にメリハリを持たせられます。

ちなみに活躍しているフリーランスは「15分ごと」に自分のスケジュールを決めています。最初のうちは大変だと思いますが、時間に対する意識が強くなるので作業効率が劇的にアップしますよ。

自分の作業スピードを把握する

スケジュールを正確に立てるために、自分の作業スピードをしっかり把握しておきましょう。

自分のスピードがわかっていれば、スケジュールが組みやすくなりますし、「あとどれくらい仕事を取れるか」もわかるようになります。

作業スピードをいちいち確認するのは面倒だと感じるかもしれませんが、現在では簡単に時間を測れるアプリがあるので、実際にはそれほど面倒ではありませんよ。

このあとアプリをお伝えするので、ぜひ参考にしてくださいね。

フリーランスなら知っておきたいスケジュール管理ツール6選

スケジュール管理は大切なことなのですが、それ自体が負担になってしまっては本末転倒です。

そのため、実際にスケジュール管理をするときには、積極的にツールを使っていくのをおすすめします。

ここではスケジュール管理に使える便利なツールをご紹介するので、ぜひ使ってみてくださいね。

Googleカレンダー（グーグルカレンダー）

スケジュール管理ツールで人気なのがGoogleカレンダーです。Googleカレンダーは予定を記載するのはもちろんのこと、多くの人とスケジュールを共有できます。

さらに、GoogleカレンダーはGmailやGoogleマップなどのGoogleサービスや、まったく別のサービスと連携して使えるのも大きなメリット。

Gmailのアドレスでお店を予約すれば、それがそのままカレンダーに入力されますし、Zoomと連携すればミーティングの日程も自動でカレンダーに入力されます。

いちいち予定を書く（入力する）手間がなくなるのはとてもありがたいですよね。

Googleアカウントを作ることで使えるようになります。

Jorteカレンダー（ジョルテカレンダー）

少しでもスケジュール管理を楽しみたいという方におすすめなのが、Jorteカレンダーです。

Jorteカレンダーの特徴は電子手帳でありながら、本物の紙手帳のような使い心地であることです。

背景はもちろんのこと、フォントやアイコンを自分好みのものにカスタマイズできます。

使ううちにどんどん愛着が生まれるので、スケジュール管理が楽しくなりますよ。

使いたい方はこちら

Trello（トレロ）

Trello（トレロ）はビジュアルでスケジュールを確認したいという方におすすめのツールです。

カレンダー形式でスケジュールを管理するGoogleカレンダーやJorteカレンダーとは違い、Trelloはタスクベースでスケジュール管理をします。

タスクを付箋のように「未着手」「着手中」「完了」といったふうに分けられ、1つ1つのタスクがどんな状態か一瞬で把握できます。

また、プロジェクトの計画をビジュアル化できる「ガントチャート機能」を使えるのも大きなメリットです。

ガントチャートを使うことで、タスクの進捗度合いをビジュアルで把握できます。

使いたい方はこちら

TimeTree（タイムツリー）

プロジェクトなどチームで仕事をするときに便利なのがTimeTree（タイムツリー）です。

カレンダーを共有する機能があるのに加えて、チャット機能も搭載しているのでコミュニケーションを取れます。

チャット上で決まった予定をすぐにスケジュールに入れられるのが魅力です。

また、TimeTreeはGoogleカレンダーとも連携しているので、Googleカレンダーの予定を、TimeTreeに反映することも可能です。

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Timely（タイムリー）

「自分の作業時間を知りたいけど、毎回測るのは面倒」という方におすすめなのが、Timely（タイムリー）というツールです。

Timelyの特徴は作業にかかった時間を自動で記録してくれること。

Google系サービス、Zoom、Office365などのサービスと連携させることで、自分の行動を追いかけて時間を測ってくれるのです。

使いたい方はこちら

Toggl（トグル）

時間を測るツールとしてはToggl（トグル）もおすすめです。

TogglもTimelyと同じく時間を記録するためのもの。スタートとストップを押すだけで時間を測れ、自分が何にどれだけ時間を使っているかというデータが出せます。

また、Togglはものすごくシンプルな設計をしており、とても使いやすいのも特徴。

ツール自体は英語表記なのですが、直感的に使えるのですぐに慣れますよ。

使いたい方はこちら

まとめ

今回はフリーランスが上手にスケジュール管理をする方法とそれをサポートするツールをご紹介してきました。

もう一度、スケジュール管理をするときのポイントをお伝えしますね。

今回お伝えしたポイントを押さえてスケジュール管理をすれば、予定を忘れたり、納期を割ってしまったりすることはなくなります。

また、スケジュールをしっかり立てることができれば、休息の時間を作れるようになり体調管理も上手くいきます。

スケジュール管理が上手にできるのはいいことばかりなので、ぜひこの記事でお伝えしたことを参考にスケジュール管理に取り組んでくださいね。